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Business / B2B

Comment bien conserver des documents administratifs ?

Plusieurs techniques sont utilisées pour mieux conserver les documents administratifs. Toutefois, pour choisir la meilleure méthode de conservation, il faut au préalable identifier les causes de la détérioration de ces archives.

Protéger les documents administratifs des facteurs biologiques et humains

Parlant des facteurs biologiques, l’on peut énumérer les rongeurs et les moisissures. Si vous souhaitez protéger vos notes des insectes, le local doit rester propre. Ne mangez pas près des documents et débarrassez-vous des plantes vertes puisqu’elles attirent les rongeurs. Lorsque le bois de vos étagères est attaqué par les insectes, changez-le. Quant à la moisissure, identifiez le document infesté et séparez-le des autres.  

De cette manière, vous serez à l’abri de tout dommage irréversible. Pour ce qui est des facteurs humains, il est question ici des mauvaises manipulations qui entraînent le plus souvent la déchirure des documents. Pour cela, il est conseillé de manipuler vos notes avec délicatesse. Même les mauvais rangements sont à l’origine de la perte des documents ; c’est pour cette raison que vos stockages doivent toujours être adaptés au type d’archives dont vous disposez. Alors pour la conservation des documents administratifs, faire appel à des professionnels est conseillé.

Conserver les documents de l’environnement et des catastrophes naturelles

La lumière, la pollution, la poussière et les conditions climatiques sont souvent à l’origine de la destruction de vos documents. Pour mieux les conserver, ne stockez plus vos notes dans les espaces humides, mettez-les plutôt dans les boîtes. N’exposez pas vos archives pendant plus de 4 mois à la lumière et nettoyez constamment les documents, les étagères et le sol pour éviter la poussière. Pour protéger vos notes des inondations et incendies, stockez-les dans les espaces qui sont à l’abri des liquides et du feu. Congeler les archives immergées en cas de sinistre est aussi un plan stratégique utilisé par plusieurs entrepreneurs.

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